Nutzungsbedingungen

Stand: 26. Oktober 2026

1. Anbieter und Geltungsbereich

(1) Diese Bedingungen gelten für die Nutzung von HeyFox Send, einem Dienst der RedFoX Business Solutions BV, Werfstraat 108, 8000 Brugge, Belgien (nachfolgend „wir“). HeyFox Send richtet sich ausschließlich an Unternehmen, Selbstständige und Organisationen (z. B. Vereine), nicht an Verbraucher. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nur, wenn wir ihnen schriftlich zustimmen.

(2) Die Richtlinie gegen Spam (heyfox.email/richtlinie-gegen-spam/) ist Teil dieser Bedingungen.

(3) Für HeyFox Chat gelten eigene Nutzungsbedingungen. Ein HeyFox-Konto gilt für alle HeyFox-Produkte; wer schon HeyFox Chat nutzt, meldet sich bei HeyFox Send mit demselben Konto an.

2. Leistungen

(1) HeyFox Send verschickt E-Mails des Kunden – zum Beispiel Bestellbestätigungen, Rechnungen, Systemmails und Newsletter – über unsere eigenen Versandserver an die Empfänger. Der Kunde liefert die Mails per SMTP (smtp.heyfox.email) oder über unsere Programmierschnittstelle (API, api.heyfox.email) ein. Wir signieren sie für die bestätigten Absender-Domains des Kunden (DKIM) und übergeben sie an die Mailserver der Empfänger.

(2) Im Kundenbereich app.heyfox.email sieht der Kunde den Zustellstatus jeder Mail, verwaltet Absender-Domains, Zugänge, Team und Sperrliste und kann sich Zustellmeldungen per Webhook an eigene Programme senden lassen.

(3) Alle Funktionen sind in jedem Tarif enthalten; die Tarife unterscheiden sich nur in der Menge der Mails. Funktionsumfang und Preis ergeben sich aus der Preisübersicht auf heyfox.email zum Zeitpunkt der Buchung.

3. Anmeldung, Prüfung und Freischaltung

(1) Bei der Anmeldung macht der Kunde Angaben zu seinen Mails, insbesondere zur Art der Mails, zur Herkunft der Empfängeradressen, bei Newslettern zum Double-Opt-in, zur erwarteten Menge und zur eingesetzten Software. Die Angaben müssen zutreffen; ändern sie sich wesentlich, teilt der Kunde uns das mit.

(2) Bevor ein neues Konto Mails verschicken kann, prüfen wir die Angaben und schalten das Konto frei. Ein Anspruch auf Freischaltung besteht nicht; wir können eine Anmeldung ohne Angabe von Gründen ablehnen.

(3) Mails werden erst verschickt, wenn der Kunde mindestens eine Absender-Domain bestätigt hat (DNS-Einträge für Signatur und Rückweg). Der Kunde darf nur Domains eintragen, über die er verfügen darf.

4. Testphase

(1) Nach der Freischaltung kann der Kunde HeyFox Send 14 Tage kostenlos mit allen Funktionen testen – mit bis zu 1.000 Mails, höchstens 200 am Tag. Für die Testphase sind keine Zahlungsdaten nötig. Die Testphase beginnt mit der Freischaltung, nicht mit der Anmeldung.

(2) Die Testphase endet nach 14 Tagen oder nach 1.000 Mails, je nachdem, was zuerst eintritt. Sie geht nicht von selbst in einen kostenpflichtigen Tarif über; Kosten entstehen erst, wenn der Kunde einen Tarif bucht.

(3) Bucht der Kunde bis zum Ende der Testphase keinen Tarif, nehmen wir keine Mails mehr an; Konto, Domains, Zugänge und Protokoll bleiben erhalten. 60 Tage nach Ende der Testphase löschen wir das Versand-Konto mit allen Daten; wir kündigen das 7 Tage vorher per E-Mail an. Bucht der Kunde vorher einen Tarif, geht es ohne Datenverlust weiter.

(4) Wir können eine Testphase verlängern. Ein Anspruch auf eine Testphase oder deren Verlängerung besteht nicht; je Unternehmen gibt es grundsätzlich eine Testphase.

5. Tarife, Mengen und Kulanz

(1) Abgerechnet wird je Versand-Konto. Ein Versand-Konto kann beliebig viele Absender-Domains und Teammitglieder haben. Der Tarif legt fest, wie viele Mails im Kalendermonat enthalten sind; gezählt wird jeder Empfänger, für den wir eine Mail annehmen. Nicht genutzte Mails verfallen am Monatsende.

(2) Bei 80 % und bei 100 % der Menge informieren wir den Inhaber per E-Mail. Bis 120 % verschicken wir ohne Aufpreis weiter (Kulanz). Danach nehmen wir bis zum Beginn des nächsten Kalendermonats oder bis zum Wechsel in einen größeren Tarif keine Mails mehr an. In der Testphase gibt es keine Kulanz; sie endet bei 1.000 Mails.

(3) Der Kunde kann jederzeit in einen anderen Tarif wechseln; bereits bezahlte Zeit wird anteilig verrechnet. Ein größerer Tarif gilt sofort.

(4) Wir dürfen Höchstmengen je Tag festlegen, um unsere Server und die Zustellung aller Kunden zu schützen; sie werden im Kundenbereich angezeigt.

(5) Mengen über dem größten Tarif vereinbaren wir gesondert.

6. Preise und Zahlung

(1) Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer, soweit diese anfällt.

(2) Der Preis wird im Voraus für den gewählten Abrechnungszeitraum (monatlich oder jährlich) fällig. Gebucht und bezahlt wird im HeyFox-Shop auf heyfox.net. Die Zahlung wickeln wir über den Zahlungsdienstleister Mollie B.V. (Amsterdam, Niederlande) ab; die verfügbaren Zahlungsarten werden bei der Buchung angezeigt. Bei Kreditkarte oder SEPA-Lastschrift ermächtigt der Kunde uns, die Beträge für die folgenden Abrechnungszeiträume automatisch einzuziehen.

(3) Rechnungen erhält der Kunde per E-Mail an die hinterlegte Rechnungsadresse; im Kundenbereich „Mein Konto & Rechnungen“ (heyfox.net/abo/) stehen sie zum Abruf bereit.

(4) Preisänderungen teilen wir mindestens 6 Wochen im Voraus per E-Mail mit. Sie gelten ab dem nächsten Abrechnungszeitraum nach Ablauf dieser Frist; der Kunde kann bis dahin zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen.

7. Pflichten beim Versand

Der Kunde verpflichtet sich,

• Mails nur an Empfänger zu senden, die eingewilligt haben oder mit denen eine Kundenbeziehung besteht, soweit das Gesetz Mails ohne Einwilligung erlaubt (z. B. eine Bestellbestätigung);
• Newsletter und Werbung nur mit nachweisbarer Einwilligung zu verschicken, die per Double-Opt-in bestätigt wurde, und den Nachweis auf Anfrage vorzulegen;
• keine gekauften, gemieteten, getauschten oder aus dem Internet gesammelten Adressen zu verwenden;
• in jeder Werbe-Mail eine einfache Abmeldung anzubieten – bei Newslettern auch per Klick über die Kopfzeile „List-Unsubscribe“ –, Abmeldungen unverzüglich umzusetzen und abgemeldete Adressen nicht erneut anzuschreiben;
• Absender, Betreff und Inhalt nicht irreführend zu gestalten und die gesetzlichen Angaben (z. B. Impressum) zu machen, wo sie vorgeschrieben sind;
• über HeyFox Send nur Mails zu verschicken, für die er selbst verantwortlich ist, und Zugänge nicht an Dritte weiterzugeben oder weiterzuverkaufen;
• Zugangsdaten und API-Schlüssel geheim zu halten und bei Verdacht auf Missbrauch sofort im Kundenbereich zu widerrufen;
• mit uns einen Auftragsverarbeitungsvertrag abzuschließen, bevor personenbezogene Daten über HeyFox Send verarbeitet werden, und die Empfänger in seiner Datenschutzerklärung über den Versand zu informieren;
• die Richtlinie gegen Spam einzuhalten.

8. Grenzwerte, Pause und Sperre

(1) Damit alle Kunden gut zustellen, überwachen wir Bounces und Beschwerden. Liegt in den letzten 7 Tagen der Anteil harter Bounces über 5 % (ab 100 Mails) oder der Anteil von Spam-Beschwerden über 0,1 % (ab 2 Beschwerden), pausieren wir das Konto automatisch und melden uns beim Kunden.

(2) Wir dürfen ein Konto auch ohne Vorankündigung pausieren oder sperren, wenn ein begründeter Verdacht auf einen Verstoß gegen diese Bedingungen oder die Richtlinie gegen Spam besteht, wenn wegen des Kontos eine unserer IP-Adressen oder Domains auf eine Sperrliste gerät oder zu geraten droht, oder wenn Zugangsdaten missbraucht werden. Wir informieren den Kunden unverzüglich und heben die Pause auf, sobald die Ursache beseitigt ist.

(3) Bei schweren oder wiederholten Verstößen dürfen wir den Vertrag fristlos kündigen; bereits bezahlte Beträge erstatten wir dann nicht.

(4) Wir ordnen jedes Konto einer Versand-Leitung (IP-Adresse) zu, zum Beispiel trennen wir Newsletter von reinen Bestell- und Rechnungsmails. Neue Konten senden zunächst über eine eigene Leitung. Ein Anspruch auf eine bestimmte IP-Adresse besteht nicht.

9. Zustellung

Wir übergeben die Mails an die Mailserver der Empfänger und melden dem Kunden das Ergebnis. Ob ein Empfänger-Server eine Mail annimmt und in welchen Ordner er sie einsortiert, entscheidet dieser selbst – eine Zustellung in den Posteingang können wir nicht zusichern. Kann eine Mail nicht sofort zugestellt werden, versuchen wir es bis zu 24 Stunden lang erneut.

10. Daten, Protokoll und Sperrliste

(1) Die Mails und die Daten der Empfänger gehören dem Kunden. Wir verarbeiten sie nur, um den Dienst zu erbringen, und nach den Weisungen des Kunden. Einzelheiten regeln der Auftragsverarbeitungsvertrag für HeyFox Send und unsere Datenschutzerklärung.

(2) Den Inhalt der Mails speichern wir nur, bis sie zugestellt sind oder die Zustellung endgültig gescheitert ist (höchstens 24 Stunden). Den Zustellstatus jeder Mail und die Antwort des Empfänger-Servers bewahren wir 30 Tage auf; die Protokolle unseres Versandservers (Absender, Empfänger, Betreff, Zeitpunkt, Status) ebenfalls 30 Tage.

(3) Adressen, die eine Mail endgültig abgewiesen haben oder über die sich ein Empfänger beschwert hat, setzen wir auf die Sperrliste des Kontos und verschicken an sie keine Mails mehr. Der Kunde kann Einträge im Kundenbereich entfernen, wenn er sicher ist, dass die Adresse wieder Mails erhalten möchte. Die Sperrliste bleibt bestehen, solange das Konto besteht.

(4) Nach Vertragsende löschen wir die Daten des Kunden innerhalb von 30 Tagen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Für das Ende einer Testphase gilt Abschnitt 4 Absatz 3.

11. Verfügbarkeit und Änderungen

Wir betreiben HeyFox Send auf eigenen Servern in Rechenzentren der Infomaniak Network SA in der Schweiz (Genf); Datenbank und verschlüsselte Sicherungen bleiben in der Schweiz. Wir arbeiten mit der Sorgfalt eines professionellen Anbieters und überwachen Verfügbarkeit, Zustellung und Sperrlisten laufend. Eine bestimmte Verfügbarkeit sichern wir nur zu, wenn dies ausdrücklich vereinbart ist. Wartungsarbeiten führen wir möglichst ohne Unterbrechung durch. Wir entwickeln HeyFox Send weiter und dürfen Funktionen ändern, solange der Kern des Dienstes erhalten bleibt.

12. Haftung

(1) Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit. Bei leichter Fahrlässigkeit haften wir nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden; bei kostenloser Nutzung (Testphase) ist diese Haftung auf 500 € begrenzt.

(2) Für Inhalt und Rechtmäßigkeit der Mails, die der Kunde über HeyFox Send verschickt, ist der Kunde verantwortlich.

(3) Der Kunde stellt uns von Ansprüchen Dritter frei, die daraus entstehen, dass er gegen diese Bedingungen, die Richtlinie gegen Spam oder gesetzliche Vorschriften verstößt.

13. Laufzeit und Kündigung

(1) Ein Abo läuft für den gewählten Abrechnungszeitraum (ein Monat oder ein Jahr) und verlängert sich automatisch um denselben Zeitraum, wenn es nicht gekündigt wird.

(2) Beide Seiten können jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungszeitraums kündigen – im Kundenbereich „Mein Konto & Rechnungen“ (heyfox.net/abo/) oder per E-Mail an hallo@heyfox.net. Wir bestätigen die Kündigung per E-Mail. Bis zum Ende des Abrechnungszeitraums bleibt HeyFox Send voll nutzbar.

(3) 14-Tage-Zufriedenheitsgarantie: Kündigt der Kunde innerhalb von 14 Tagen nach der ersten Zahlung eines Abos (monatlich oder jährlich), erstatten wir diese Zahlung vollständig; danach nehmen wir keine Mails mehr an (wie Abschnitt 4 Absatz 3). Die Garantie gilt einmal je Unternehmen.

(4) Im Übrigen werden bereits bezahlte Abrechnungszeiträume bei Kündigung nicht anteilig erstattet.

(5) Schlägt eine Zahlung fehl, informieren wir den Kunden per E-Mail und versuchen es erneut. Ist der Betrag 14 Tage nach Fälligkeit nicht bezahlt, dürfen wir bis zum Eingang der Zahlung keine Mails mehr annehmen.

(6) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

14. Schlussbestimmungen

Es gilt belgisches Recht. Gerichtsstand ist Brügge (Belgien), soweit gesetzlich zulässig. Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleibt der Rest wirksam. Änderungen dieser Bedingungen teilen wir Kunden rechtzeitig per E-Mail mit; widerspricht der Kunde nicht innerhalb von 30 Tagen, gelten sie als angenommen – darauf weisen wir in der Mitteilung hin.