Sicherheit & Zustellung
Du willst wissen, über welche Server deine Mails laufen und was mit den Adressen deiner Kunden passiert, bevor du HeyFox Send nutzt? Hier steht alles auf einer Seite: wer HeyFox Send betreibt, wo die Daten liegen, wie lange wir was aufbewahren und wie wir für gute Zustellung sorgen – zum Weitergeben an deinen Datenschutzbeauftragten. Stand: Oktober 2026.
Auf einen Blick
RedFoX Business Solutions BV, Werfstraat 108, 8000 Brugge, Belgien – ein europäisches Unternehmen, kein US-Konzern.
Versandserver, Kundenbereich und Datenbank laufen auf eigener Infrastruktur bei Infomaniak in der Schweiz (Rechenzentren nach ISO 27001:2022).
Drei feste Adressen mit eigenem Namen (mta1–3.foxmta.net) – nicht über einen weiterverkauften Dienst. Neue Konten senden über eine eigene Leitung.
Nur so lange, bis die Mail zugestellt ist oder endgültig nicht zugestellt werden kann – höchstens 24 Stunden. Danach ist der Inhalt weg.
Absender, Empfänger, Betreff und Status jeder Mail 30 Tage. Empfängeradressen speichern wir in unserer Datenbank verschlüsselt.
DKIM mit eigenem Schlüssel je Domain, Rückweg über bounce.deine-domain – so passt alles zu deiner Absender-Domain.
Einlieferung per SMTP nur mit STARTTLS, API und Kundenbereich nur über HTTPS. Zum Empfänger verschlüsselt, sobald dessen Server es anbietet.
SMTP-Passwörter und API-Schlüssel speichern wir nur als Prüfsumme – einmal sichtbar, jederzeit widerrufbar. Zwei-Faktor-Anmeldung fürs Team.
Für deine Mails nur einer: Infomaniak (Server, Schweiz). Keine KI-Dienste, keine Werbe- oder Analyse-Netzwerke.
14 Tage kostenlos testen – ohne Zahlungsdaten.
Der Weg einer Mail
Was mit jeder Mail passiert, die du an HeyFox Send übergibst.
01
Dein Plugin oder Programm übergibt die Mail per SMTP (smtp.heyfox.email, Port 587) oder per API. Absender nur mit deiner bestätigten Domain.
02
Steht der Empfänger auf deiner Sperrliste, geht die Mail nicht raus. Dazu zählen wir dein Kontingent und halten deine Tagesgrenze ein.
03
Wir signieren mit dem Schlüssel deiner Domain und übergeben die Mail über die Leitung deines Kontos. Ist ein Empfänger kurz nicht erreichbar, versuchen wir es bis zu 24 Stunden lang.
04
Zugestellt, abgelehnt oder Beschwerde: Du siehst es im Kundenbereich, auf Wunsch per Webhook – und unzustellbare Adressen kommen auf deine Sperrliste.
Kein Spam auf unseren Leitungen
Alle Kunden senden über dieselben Server. Deshalb gelten für alle dieselben Regeln – nachzulesen in der Richtlinie gegen Spam.
Wir sehen uns jede Anmeldung an, bevor das Konto sendet: Website, Art der Mails, Herkunft der Adressen. Gekaufte Listen lehnen wir ab.
Neue Konten senden über eine eigene IP-Adresse. Danach ordnen wir jedes Konto einer Leitung zu – Newsletter getrennt von Bestell- und Rechnungsmails.
Alle 15 Minuten prüfen wir unsere Adressen gegen die wichtigsten Sperrlisten, darunter Spamhaus.
Mehr als 5 % harte Bounces (ab 100 Mails) oder 0,1 % Beschwerden (ab 2) in 7 Tagen: Das Konto hält an, wir melden uns.
Dienstleister
Abschließend im Vertrag zur Auftragsverarbeitung aufgeführt. Neue Dienstleister kündigen wir mindestens zwei Wochen vorher an – du kannst widersprechen.
Versandserver in der Public Cloud, Kundenbereich, Datenbank, verschlüsselte Datensicherung (Swiss Backup), Domains. Ort: Schweiz – für die Schweiz gilt ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.
Gmail, GMX, Outlook & Co. nehmen deine Mails als Empfänger-Server entgegen. Sie sind keine Dienstleister von uns – sie sind das Ziel.
Von dir selbst verbunden: deine Webhook-Adressen und deine FluentCRM-Installation, an die wir Zustellmeldungen schicken – nur über HTTPS und nur an öffentliche Adressen. KI-Dienste nutzt HeyFox Send nicht; deine Mails gehen an keinen KI-Anbieter.
Technik & Organisation
Auszug aus den technischen und organisatorischen Maßnahmen (Art. 32 DSGVO).
Jede Abfrage ist auf die Versand-Konten der angemeldeten Person beschränkt. Rollen: Inhaber und Mitglied. Unser Team sieht Empfängeradressen nur gekürzt.
Persönliche Konten, Passwort mit mindestens 10 Zeichen aus Buchstaben, Ziffern und Sonderzeichen, Zwei-Faktor-Anmeldung per Authenticator-App.
Von außen nur für Rückmeldungen erreichbar, Einlieferung nur von unserem eigenen Server mit Schlüssel. SELinux, automatische Sicherheitsupdates, Zugang nur per SSH-Schlüssel.
Datenbank täglich, verschlüsselt (AES-256), an einen zweiten Ort in der Schweiz (Swiss Backup). Wiederherstellung getestet.
Erreichbarkeit, Warteschlangen und Sperrlisten werden laufend überwacht – mit Alarm an unser Team.
Alle Personen mit Zugriff sind zur Vertraulichkeit verpflichtet. Zugriff aus der Ferne nur über verschlüsselte Verbindungen mit persönlichem Schlüssel.
Deine Kontrolle
Alle Mails an eine Adresse mit Status und Grund – zum Beispiel für Rückfragen deiner Kunden oder Auskunftsanfragen.
Unzustellbare Adressen und Beschwerden kommen automatisch drauf. Du kannst Einträge entfernen, wenn eine Adresse wieder Mails möchte.
Wir löschen deine Daten innerhalb von 30 Tagen. Protokolle laufen schon vorher nach 30 Tagen von selbst aus.
Fragen zum Datenschutz? Schreib uns: hallo@heyfox.email
Melden
Du hast eine unerwünschte Mail bekommen, die über HeyFox Send verschickt wurde? Schick sie an abuse@heyfox.email – am besten als Anhang. Wir gehen jeder Meldung nach.
Schreib an security@heyfox.chat: was du gefunden hast und wie man es nachvollziehen kann. Bitte veröffentliche nichts, bevor wir die Lücke schließen konnten, und greife nicht auf fremde Daten zu.
Häufige Fragen
HeyFox Send ist so gebaut, dass du es DSGVO-konform einsetzen kannst: Server in der Schweiz (Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission), Vertrag zur Auftragsverarbeitung, Text und Anhänge deiner Mails nur bis zur Zustellung, Protokolle nach 30 Tagen gelöscht, Empfängeradressen in unserer Datenbank verschlüsselt. Ob du eine Mail verschicken darfst – etwa einen Newsletter mit Einwilligung –, entscheidest du als Verantwortlicher.
Auf unseren eigenen Servern bei Infomaniak in der Schweiz – Versandserver, Kundenbereich, Datenbank und die verschlüsselten Sicherungen. Deine Mails laufen über keinen US-Dienst.
Nur so lange, bis die Mail zugestellt ist oder endgültig nicht zugestellt werden kann – höchstens 24 Stunden. Danach behalten wir 30 Tage lang Absender, Empfänger, Betreff, Zeitpunkt, Status und die Antwort des Empfänger-Servers – Text und Anhänge nicht.
Nein – das kann kein Versanddienst ehrlich versprechen, denn jeder Postfach-Anbieter entscheidet selbst. Wir sorgen für saubere Signaturen, getrennte Leitungen und gute Sperrlisten-Werte. Und du siehst bei jeder Mail, ob sie angenommen wurde.
Weil sich alle Kunden den Ruf unserer Server teilen. Ein einziger Spammer würde ihn für alle beschädigen. Deshalb sendet ein neues Konto erst, wenn jemand aus unserem Team die Angaben angesehen hat – meist innerhalb eines Werktags.
Nein. HeyFox Send nutzt keine KI-Dienste und keine Werbe- oder Analyse-Netzwerke. Wir verdienen ausschließlich an deinem Tarif.
Wir löschen sie innerhalb von 30 Tagen nach Vertragsende. Verschlüsselte Sicherungen werden in ihrem regulären Zyklus überschrieben.
Oder frag uns direkt im Chat.
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